Datenschutz

Version 1.0

Stand: 03.08.2026

1 Einleitung

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat für KEEVIOO einen hohen Stellenwert.

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber,

welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden,
zu welchen Zwecken diese verarbeitet werden,
auf welcher Rechtsgrundlage die Verarbeitung erfolgt,
welche Rechte Sie als betroffene Person besitzen.

KEEVIOO verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich entsprechend der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie den jeweils geltenden nationalen Datenschutzgesetzen.

2 Verantwortlicher

Photo-Lightdesign

Inhaber: Daniel Fröse

Adresse: Vor dem Bruche 20 32257 Bünde

Deutschland

KEEVIOO ist eine Marke von Photo-Lightdesign.

E-Mail: support@keevioo.com

Website: https://keevioo.com

3 Datenschutzbeauftragter

KEEVIOO ist aufgrund der aktuellen Unternehmensgröße und Art der Datenverarbeitung voraussichtlich nicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten nach Art. 37 DSGVO bzw. § 38 BDSG verpflichtet – insbesondere fehlt eine ständige Beschäftigung von mindestens 20 Personen mit automatisierter Datenverarbeitung sowie ein umfangreiches, systematisches Monitoring oder eine großflächige Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten. Diese Einschätzung ist nicht abschließend anwaltlich geprüft.

Für sämtliche Fragen zum Datenschutz ist stattdessen der Verantwortliche direkt erreichbar (siehe Abschnitt 43).

4 Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für

die Website
die Web-App
mobile Apps
Raspberry-Displays
QR-Produkte
sämtliche KEEVIOO-Onlinedienste

5 Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt insbesondere auf Grundlage von

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

(Einwilligung)

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

(Vertragserfüllung)

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO

(rechtliche Verpflichtung)

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

(berechtigtes Interesse)

Je nach Verarbeitungsvorgang kann eine oder mehrere Rechtsgrundlagen einschlägig sein.

6 Welche Daten verarbeitet werden

Je nach Nutzung der Plattform können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Kontodaten

Vorname
Nachname
Benutzername
E-Mail-Adresse
Profilbild
Sprache
Zeitzone

Eventdaten

Eventname
Eventbeschreibung
Veranstaltungsort
Datum
Titelbild
Einstellungen
Teilnehmer

Medien

Fotos
Bildbeschreibungen
Kommentare
Likes

Produktdaten

Seriennummer
Produkttyp
QR-Produkt
Display
Aktivierungsstatus

Gerätedaten

Browser
Betriebssystem
Bildschirmgröße
Sprache
Geräteinformationen

Logdaten

IP-Adresse
Datum
Uhrzeit
Browserinformationen
Fehlermeldungen
Zugriffe
API-Anfragen

IP-Adressen und weitere technische Logdaten werden ausschließlich im Rahmen der Standard-Log-Aufbewahrung unserer Hosting- und Datenbank-Dienstleister (Vercel, Supabase) gespeichert – aktuell besteht keine eigene, darüber hinausgehende Logging-Infrastruktur mit gesondert festgelegter Aufbewahrungsfrist. Die jeweils geltenden Fristen der Dienstleister liegen im Bereich weniger Tage bis weniger Wochen und werden hier konkretisiert, sobald eine eigene Logging-/Monitoring-Lösung eingerichtet wird.

7 Registrierung

Bei der Registrierung werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:

Name
E-Mail-Adresse
verschlüsseltes Passwort
Registrierungszeitpunkt
Bestätigung der E-Mail-Adresse

Diese Daten sind erforderlich, um ein Benutzerkonto bereitzustellen.

8 Anmeldung

Für die Anmeldung können folgende Verfahren angeboten werden:

E-Mail und Passwort
Apple Login
Google Login

Weitere Anmeldemöglichkeiten können zukünftig ergänzt werden.

Die Authentifizierung erfolgt über sichere Verfahren.

Passwörter werden niemals im Klartext gespeichert.

9 Events

Zur Bereitstellung digitaler Gästebücher verarbeitet KEEVIOO insbesondere:

Eventinformationen
Teilnehmer
hochgeladene Fotos
Kommentare
Likes
Einstellungen

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Durchführung des jeweiligen Events.

10 QR-Produkte

QR-Produkte enthalten keine personenbezogenen Daten.

Sie dienen ausschließlich zur Identifikation eines KEEVIOO-Produkts.

Die Zuordnung zwischen QR-Produkt und Event erfolgt ausschließlich innerhalb der KEEVIOO-Plattform.

QR-Codes enthalten keine internen Datenbank-IDs.

Sie verwenden ausschließlich zufällig generierte öffentliche Identifikatoren.

11 Displays

Zur Bereitstellung der Live-Anzeige verarbeitet KEEVIOO technische Informationen der verbundenen Displays.

Hierzu gehören insbesondere:

Geräte-ID
Seriennummer
Softwareversion
Hardwareversion
letzter Kontakt
Online-Status
Displayname
zugeordnetes Event
Konfiguration
Geräteprotokolle
Fehlerstatus

Diese Daten dienen ausschließlich

der Geräteverwaltung,
der Fehlerdiagnose,
der Synchronisation,
der sicheren Kommunikation sowie
der Verbesserung der Stabilität.

12 Heartbeat

Displays senden in regelmäßigen Abständen sogenannte Heartbeats.

Hierbei können folgende Informationen übertragen werden:

Uhrzeit
Softwareversion
CPU-Auslastung
Arbeitsspeicher
Temperatur
Speicherplatz
WLAN-Signal
Online-Status
Synchronisationsstatus

Die Übertragung dient ausschließlich der technischen Überwachung des Gerätes.

Es erfolgt keine Überwachung des Nutzers.

13 Fotos

Während eines Events können Fotos hochgeladen werden.

Hierbei verarbeitet KEEVIOO insbesondere:

Bilddateien
Upload-Zeitpunkt
Dateigröße
Bildbeschreibung
optional Bildkommentare

Fotos werden ausschließlich innerhalb der jeweiligen Eventberechtigungen angezeigt.

14 Kommentare

Teilnehmer können Kommentare hinterlassen.

Dabei werden verarbeitet:

Benutzername (frei wählbar durch den Gast und nicht fest zuzuordnen)
Kommentar
Zeitpunkt
Eventzuordnung

Der Eventbesitzer kann Kommentare jederzeit deaktivieren oder löschen.

15 Likes

KEEVIOO verarbeitet Likes ausschließlich zur Darstellung der Interaktionen innerhalb eines Events.

Gespeichert werden:

Benutzer
Beitrag
Zeitpunkt

Pro Benutzer kann ein Beitrag grundsätzlich nur einmal geliked werden.

16 Benachrichtigungen

KEEVIOO kann Benachrichtigungen versenden.

Hierzu zählen beispielsweise:

E-Mail-Benachrichtigungen
Eventeinladungen
Sicherheitsmeldungen
Produktregistrierungen
Passwortänderungen
Displaymeldungen

Der Versand erfolgt ausschließlich im erforderlichen Umfang.

Marketing-E-Mails werden ausschließlich nach entsprechender Einwilligung versendet.

17 Cookies

KEEVIOO verwendet technisch notwendige Cookies.

Diese dienen insbesondere

der Anmeldung,
der Sitzungsverwaltung,
der Sicherheit,
der Speicherung von Einstellungen.

Soweit optionale Cookies verwendet werden, erfolgt dies ausschließlich nach entsprechender Einwilligung.

Aktuell setzt KEEVIOO ausschließlich technisch notwendige Cookies ein (siehe oben) – insbesondere keine Analyse-, Marketing- oder Tracking-Cookies. Technisch notwendige Cookies sind nach § 25 Abs. 2 TTDSG bzw. Art. 5 Abs. 3 der ePrivacy-Richtlinie von der Einwilligungspflicht ausgenommen; eine Cookie-Consent-Lösung ist daher derzeit nicht erforderlich. Sobald optionale Cookies (z. B. für Analyse- oder Marketingzwecke, siehe Abschnitt 26) tatsächlich eingesetzt werden, wird an dieser Stelle eine entsprechende Einwilligungslösung ergänzt und aktiv geschaltet.

18 Local Storage

Zusätzlich können Informationen lokal im Browser gespeichert werden.

Dies betrifft beispielsweise:

Spracheinstellungen
Designmodus
zuletzt verwendete Ansichten
temporäre Einstellungen

Diese Daten verbleiben grundsätzlich auf dem Endgerät des Nutzers.

19 Hosting

Die Plattform wird bei externen Hostinganbietern betrieben. Hierbei werden personenbezogene Daten verarbeitet.

Eingesetzte Hostinganbieter:

Vercel Inc. (USA) – Hosting der Website und der Web-App
Supabase Inc. – Datenbank, Authentifizierung, Datei-Speicher und Backend-Funktionen; Serverstandort der Datenbank ist Frankfurt am Main, Deutschland (EU)

Beide Anbieter stellen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO bereit, der die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (2021) für etwaige Datenübermittlungen in Drittländer einschließt (siehe Abschnitt 40).

Bei Vercel ist der AVV nach dessen eigenen Vertragsbedingungen jedoch nur für zahlende Pro-/Enterprise-Konten automatisch Bestandteil der Vereinbarung. Das Projekt läuft aktuell auf dem kostenlosen Vercel-„Hobby"-Plan, der laut Vercel zudem nur für nicht-kommerzielle Nutzung vorgesehen ist – aktuell besteht daher kein bestätigter AVV mit Vercel, und der Tarif deckt die tatsächliche kommerzielle Nutzung durch KEEVIOO nicht ab. Ein Wechsel auf einen kostenpflichtigen Vercel-Plan wird empfohlen, um beide Punkte zu beheben. Für Supabase steht der AVV unabhängig vom Tarif zur Verfügung und sollte über das Konto aktiv bestätigt werden, falls noch nicht geschehen.

20 Datenbank

KEEVIOO verwendet eine Cloud-Datenbank.

Derzeit vorgesehen:

Supabase PostgreSQL

Serverstandort: Frankfurt am Main, Deutschland (AWS-Region eu-central-1, innerhalb der EU).

Gespeichert werden ausschließlich die zur Vertragserfüllung erforderlichen Daten.

Der Zugriff erfolgt ausschließlich über rollenbasierte Sicherheitsrichtlinien (Row Level Security).

21 Authentifizierung

Die Benutzeranmeldung erfolgt über sichere Authentifizierungsverfahren.

Hierzu können verwendet werden:

E-Mail & Passwort
Apple Login
Google Login

Passwörter werden ausschließlich verschlüsselt gespeichert.

KEEVIOO erhält keinen Zugriff auf Klartext-Passwörter.

22 Verschlüsselung

Die Kommunikation zwischen Endgeräten und den KEEVIOO-Servern erfolgt verschlüsselt.

Hierzu werden aktuelle TLS-Verfahren eingesetzt.

Auch gespeicherte Zugangsdaten und sicherheitsrelevante Tokens werden verschlüsselt oder gehasht gespeichert.

23 Auftragsverarbeiter

Zur Bereitstellung der Plattform können externe Dienstleister eingesetzt werden.

Aktuell eingesetzt:

Vercel Inc. (Hosting)
Supabase Inc. (Datenbank, Authentifizierung, Datei-Speicher, Backend-Funktionen)
Resend (E-Mail-Versand)

Noch nicht eingesetzt, aber als künftige Möglichkeit vorgesehen: Monitoring-/Fehleranalyse-Dienst, Zahlungsdienstleister, Analysewerkzeug – werden hier ergänzt, sobald tatsächlich eingesetzt (siehe auch Abschnitte 25, 26, 44).

Mit sämtlichen eingesetzten Dienstleistern werden – soweit gesetzlich vorgeschrieben – Verträge zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen.

24 E-Mail-Kommunikation

Zur Kommunikation mit den Nutzern verarbeitet KEEVIOO insbesondere:

E-Mail-Adresse
Versandzeitpunkt
Zustellstatus
Inhalt systemrelevanter E-Mails

Hierzu gehören beispielsweise:

Registrierung
E-Mail-Verifizierung
Passwort zurücksetzen
Eventeinladungen
Produktregistrierungen
Sicherheitsmeldungen
Premium-Bestätigungen

Marketing-E-Mails werden ausschließlich auf Grundlage einer entsprechenden Einwilligung versendet.

Eine Abmeldung ist jederzeit möglich.

25 Zahlungsabwicklung

Sofern kostenpflichtige Leistungen angeboten werden, erfolgt die Zahlungsabwicklung über externe Zahlungsdienstleister.

Hierbei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Name
Rechnungsadresse
Zahlungsinformationen
Transaktionsnummer
Rechnungsbetrag
Zahlungsstatus

KEEVIOO selbst speichert keine vollständigen Kreditkartendaten.

Aktuell wird kein kostenpflichtiges Angebot mit Online-Zahlung angeboten – Bestellungen laufen derzeit ausschließlich über eine formlose E-Mail-Anfrage. Es findet daher aktuell keine automatisierte Zahlungsabwicklung und keine Verarbeitung von Zahlungsdaten durch KEEVIOO statt. Dieser Abschnitt wird ergänzt, sobald ein Zahlungsdienstleister tatsächlich eingebunden wird.

26 Analyse und Statistik

Zur Verbesserung der Plattform können anonymisierte oder pseudonymisierte Nutzungsdaten ausgewertet werden.

Hierzu gehören beispielsweise:

Seitenaufrufe
verwendete Geräte
Browsertypen
Ladezeiten
Fehlermeldungen
Nutzung einzelner Funktionen

Die Analyse dient ausschließlich der Verbesserung von Stabilität, Benutzerfreundlichkeit und Performance.

Soweit gesetzlich erforderlich, erfolgt die Nutzung entsprechender Analysewerkzeuge ausschließlich nach Einwilligung.

Aktuell setzt KEEVIOO kein Analyse- oder Statistik-Werkzeug ein – dieser Abschnitt beschreibt eine mögliche künftige Erweiterung und wird konkretisiert, sobald tatsächlich ein Werkzeug ausgewählt und eingesetzt wird.

27 Fehleranalyse

Zur Verbesserung der Software können technische Fehler protokolliert werden.

Gespeichert werden insbesondere:

Fehlermeldung
Zeitpunkt
Softwareversion
Geräteinformationen
Browserinformationen
anonymisierte Logdaten

Es erfolgt keine Auswertung persönlicher Inhalte.

28 Datensicherheit

KEEVIOO setzt umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten ein.

Hierzu gehören insbesondere:

TLS-Verschlüsselung
verschlüsselte Datenübertragung
rollenbasierte Zugriffsrechte
Multi-Faktor-Schutz interner Systeme
regelmäßige Backups
Sicherheitsupdates
Monitoring
Firewalls
Zugriffskontrollen
Protokollierung administrativer Zugriffe

Die Sicherheitsmaßnahmen werden regelmäßig überprüft und dem Stand der Technik angepasst.

29 Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur solange gespeichert, wie dies

zur Vertragserfüllung,
aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen,
zur Wahrung berechtigter Interessen oder
aufgrund einer Einwilligung

erforderlich ist.

Nach Wegfall des jeweiligen Zwecks werden personenbezogene Daten gelöscht oder anonymisiert.

Konkret gelten insbesondere folgende Fristen:

Konto-, Event- und Mediendaten (u. a. Fotos, Kommentare, Likes): gespeichert, solange das Nutzerkonto besteht. Bei Löschung des Kontos werden sämtliche zugehörigen Daten sowie die hochgeladenen Dateien unmittelbar und endgültig entfernt (siehe Abschnitt 30).
Technische Log- und Zugriffsdaten: siehe Abschnitt 6 – richten sich nach den Standard-Aufbewahrungsfristen der eingesetzten Hosting-/Datenbank-Dienstleister.
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. handels- oder steuerrechtliche Fristen für Rechnungsdaten) bleiben hiervon unberührt und werden ergänzt, sobald entsprechende Daten tatsächlich anfallen (siehe Abschnitt 25).

30 Datenlöschung

Nutzer können die Löschung ihres Benutzerkontos selbst durchführen (Profilbereich).

Mit der Löschung werden das Konto sowie sämtliche zugehörigen Daten unmittelbar und endgültig entfernt: alle Events des Kontos, sämtliche hochgeladenen Fotos (einschließlich der eigentlichen Bilddateien im Speicher, nicht nur der Datenbankeinträge), Kommentare, Likes sowie Produktzuordnungen.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben hiervon unberührt.

31 Datenübertragbarkeit

Nutzer haben das Recht,

ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen anderen Verantwortlichen übertragen zu lassen, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

32 Auskunftsrecht

Betroffene Personen haben das Recht,

Auskunft darüber zu erhalten,

welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden,
zu welchen Zwecken die Verarbeitung erfolgt,
an wen Daten übermittelt werden,
wie lange Daten gespeichert werden.

33 Berichtigung

Betroffene Personen können die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.

34 Löschung

Betroffene Personen können unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Löschung ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

Dieses Recht kann insbesondere dann bestehen,

wenn Daten nicht mehr benötigt werden,
eine Einwilligung widerrufen wurde,
unrechtmäßig verarbeitet wurde,
eine gesetzliche Löschung vorgeschrieben ist.

35 Einschränkung der Verarbeitung

Betroffene Personen können unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

Während der Einschränkung dürfen personenbezogene Daten grundsätzlich nur gespeichert und nicht weiter verarbeitet werden, sofern keine gesetzliche Ausnahme besteht.

36 Widerspruchsrecht

Soweit personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben betroffene Personen das Recht, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen.

Erfolgt die Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung, kann der Widerspruch jederzeit ohne Angabe von Gründen erfolgen.

Nach Eingang eines berechtigten Widerspruchs werden die betreffenden personenbezogenen Daten nicht weiter verarbeitet, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe entgegenstehen.

37 Widerruf einer Einwilligung

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.

38 Beschwerderecht

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

Zuständig ist insbesondere die Datenschutzaufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem sich der Wohnsitz der betroffenen Person oder der Sitz des Verantwortlichen befindet.

Zuständig für KEEVIOO (Sitz in Bünde, Nordrhein-Westfalen) ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)

Kavalleriestraße 2–4

40213 Düsseldorf

poststelle@ldi.nrw.de

https://www.ldi.nrw.de

39 Automatisierte Entscheidungen

KEEVIOO trifft grundsätzlich keine automatisierten Entscheidungen im Sinne des Art. 22 DSGVO, die gegenüber Nutzern rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

Sollten zukünftig entsprechende Verfahren eingesetzt werden, werden Nutzer hierüber gesondert informiert.

40 Internationale Datenübermittlung

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur,

soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist,
eine gesetzliche Grundlage besteht,
geeignete Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO vorliegen oder
eine ausdrückliche Einwilligung erteilt wurde.

Soweit Dienstleister außerhalb der EU eingesetzt werden, achtet KEEVIOO auf geeignete Datenschutzgarantien.

Konkret: Die Datenbank (Supabase) wird innerhalb der EU betrieben (Frankfurt am Main, Region eu-central-1) – hier findet keine Datenübermittlung in ein Drittland statt.

Das Hosting der Website und Web-App über Vercel Inc. (USA) kann dagegen eine Datenübermittlung in die USA einschließen. Diese erfolgt auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (2021), die Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrags von Vercel sind.

41 Minderjährige

KEEVIOO richtet sich grundsätzlich an volljährige Nutzer.

Soweit Minderjährige die Plattform nutzen, erfolgt dies ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften sowie gegebenenfalls mit Zustimmung der Erziehungsberechtigten.

Es werden keine personenbezogenen Daten Minderjähriger wissentlich unzulässig verarbeitet.

Diese Angabe wird in Kürze ergänzt. <- @Claude: bitte Punkt erledigen wenn notwendig. Im Prinzip sollen keine Minderjährige ein QR-Code kaufen können, also ist die App auch nicht nutzbar, oder?>

42 Änderungen dieser Datenschutzerklärung

KEEVIOO behält sich vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen,

insbesondere wenn

gesetzliche Änderungen erfolgen,
neue Funktionen eingeführt werden,
zusätzliche Dienste genutzt werden,
Sicherheitsmaßnahmen geändert werden,
neue gesetzliche Anforderungen entstehen.

Die jeweils aktuelle Version wird auf der Website veröffentlicht.

Bei wesentlichen Änderungen werden registrierte Nutzer in geeigneter Weise informiert.

43 Kontakt zum Datenschutz

Bei Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten oder zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte können Sie sich jederzeit an KEEVIOO wenden.

E-Mail:

support@keevioo.com

44 Verzeichnis der eingesetzten Dienste

Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung sind insbesondere folgende Dienste vorgesehen:

Hosting

Vercel

Datenbank

Supabase

Authentifizierung

Supabase Auth
Apple Sign-In
Google Sign-In

E-Mail

Resend

Analyse

Aktuell nicht im Einsatz.

Monitoring