Datenschutz

Version 1.16

Stand: 30.10.2026

1 Einleitung

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat für KEEVIOO einen hohen Stellenwert.

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir Sie darüber,

welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden,
zu welchen Zwecken diese verarbeitet werden,
auf welcher Rechtsgrundlage die Verarbeitung erfolgt,
welche Rechte Sie als betroffene Person besitzen.

KEEVIOO verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich entsprechend der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie den jeweils geltenden nationalen Datenschutzgesetzen.

2 Verantwortlicher

Photo-Lightdesign

Inhaber: Daniel Fröse

Adresse: Vor dem Bruche 20 32257 Bünde

Deutschland

KEEVIOO ist eine Marke von Photo-Lightdesign.

E-Mail: support@keevioo.com

Website: https://keevioo.com

3 Datenschutzbeauftragter

KEEVIOO ist aufgrund der aktuellen Unternehmensgröße und Art der Datenverarbeitung nicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten nach Art. 37 DSGVO bzw. § 38 BDSG verpflichtet – insbesondere fehlt eine ständige Beschäftigung von mindestens 20 Personen mit automatisierter Datenverarbeitung sowie ein umfangreiches, systematisches Monitoring oder eine großflächige Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten.

Für sämtliche Fragen zum Datenschutz ist stattdessen der Verantwortliche direkt erreichbar (siehe Abschnitt 42).

4 Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für

die Website
die Web-App
mobile Apps
KEEVIOO Displays
Keevioo Booth
QR-Produkte
sämtliche KEEVIOO-Onlinedienste

5 Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt insbesondere auf Grundlage von

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO

(Einwilligung)

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

(Vertragserfüllung)

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO

(rechtliche Verpflichtung)

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

(berechtigtes Interesse)

Je nach Verarbeitungsvorgang kann eine oder mehrere Rechtsgrundlagen einschlägig sein.

6 Welche Daten verarbeitet werden

Je nach Nutzung der Plattform können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Kontodaten

Vorname
Nachname
Benutzername
E-Mail-Adresse
Profilbild
Sprache
Zeitzone

Eventdaten

Eventname
Eventbeschreibung
Veranstaltungsort
Datum
Titelbild
Einstellungen
Teilnehmer

Medien

Fotos
Bildbeschreibungen
Kommentare
Likes

Gast-Benachrichtigungsdaten (optional, neu seit 04.09.2026)

E-Mail-Adresse (freiwillige Angabe eines Gastes, um über Aktivitäten zu seinem eigenen Beitrag informiert zu werden)
Zeitpunkt der Einwilligung
Status der Benachrichtigung (aktiv/abgemeldet)

Diese Daten werden ausschließlich verarbeitet, wenn ein Gast sie nach dem Speichern seines eigenen Beitrags freiwillig angibt (siehe Abschnitt 16).

Anfragedaten vor Kontoerstellung (neu seit 09.09.2026)

Eine unverbindliche Mietanfrage (KEEVIOO PRO Display oder Keevioo Booth) ist bewusst ohne Benutzerkonto möglich - ein Konto wird erst Pflicht, sobald ein individuelles Preisangebot angenommen und die Miete abgeschlossen werden soll. Bis dahin werden ausschließlich folgende, auf das Nötigste beschränkte Daten verarbeitet:

Name
E-Mail-Adresse
gewünschter Mietzeitraum
optionale Nachricht/Anlass
IP-Adresse (ausschließlich zum Schutz vor Missbrauch dieser kontolosen Anfragefunktion)

Eine Rechnungs- oder Lieferadresse wird zu diesem Zeitpunkt bewusst noch nicht erhoben - diese wird erst unmittelbar vor der Kontoerstellung/Anmeldung abgefragt und direkt der dann entstehenden echten Miete zugeordnet, nicht der Anfrage selbst. Wird aus einer Anfrage keine Miete, werden die Anfragedaten automatisch gelöscht (siehe Abschnitt 29).

Produktdaten

Seriennummer
Produkttyp
QR-Produkt
Display
Booth
Aktivierungsstatus

Gerätedaten

Browser
Betriebssystem
Bildschirmgröße
Sprache
Geräteinformationen

Logdaten

IP-Adresse
Datum
Uhrzeit
Browserinformationen
Fehlermeldungen
Zugriffe
API-Anfragen

IP-Adressen und weitere technische Logdaten werden ausschließlich im Rahmen der Standard-Log-Aufbewahrung unserer Hosting- und Datenbank-Dienstleister (Vercel, Supabase) gespeichert – aktuell besteht keine eigene, darüber hinausgehende Logging-Infrastruktur mit gesondert festgelegter Aufbewahrungsfrist. Die jeweils geltenden Fristen der Dienstleister liegen im Bereich weniger Tage bis weniger Wochen.

Zusätzlich speichert KEEVIOO seit 03.10.2026 eigene Fehlerberichte aus der Web-App sowie von Nutzern selbst gemeldete Probleme (siehe Abschnitt 27).

7 Registrierung

Bei der Registrierung werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:

Name
E-Mail-Adresse
verschlüsseltes Passwort
Registrierungszeitpunkt
Bestätigung der E-Mail-Adresse

Diese Daten sind erforderlich, um ein Benutzerkonto bereitzustellen.

8 Anmeldung

Für die Anmeldung können folgende Verfahren angeboten werden:

E-Mail und Passwort

Weitere Anmeldemöglichkeiten können zukünftig ergänzt werden.

Die Authentifizierung erfolgt über sichere Verfahren.

Passwörter werden niemals im Klartext gespeichert.

9 Events

Zur Bereitstellung digitaler Gästebücher verarbeitet KEEVIOO insbesondere:

Eventinformationen
Teilnehmer
hochgeladene Fotos
Kommentare
Likes
Einstellungen

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Durchführung des jeweiligen Events.

Ein Nutzer kann über die plattformeigene Teamfunktion weiteren Personen Zugriff auf sein Konto und damit auf die oben genannten Daten seiner Events gewähren (Rollen: Administrator, Editor oder Betrachter). Wer eingeladen wird und mit welcher Rolle, entscheidet ausschließlich der einladende Nutzer selbst – KEEVIOO trifft hierzu keine eigene Auswahl. Eingeladene Personen sehen dieselben Daten wie der einladende Nutzer, jedoch keine Daten anderer Konten und keine Inhalte des Keevioo-Adminbereichs. Der einladende Nutzer kann eine Einladung jederzeit widerrufen; der Zugriff endet damit sofort.

Ein Event kann archiviert werden, z. B. das in einer Miete enthaltene Event mit dem Ende der Miete (siehe Mietbedingungen, Abschnitt 14). Ein archiviertes Event nimmt keine neuen Gästebuch-Einträge mehr an. Seine Inhalte bleiben im Benutzerkonto gespeichert, und die Galerie bleibt über ihren Teilen-Link erreichbar, bis der Nutzer die Inhalte oder sein Konto löscht.

10 QR-Produkte

QR-Produkte enthalten keine personenbezogenen Daten.

Sie dienen ausschließlich zur Identifikation eines KEEVIOO-Produkts.

Die Zuordnung zwischen QR-Produkt und Event erfolgt ausschließlich innerhalb der KEEVIOO-Plattform.

QR-Codes enthalten keine internen Datenbank-IDs.

Sie verwenden ausschließlich zufällig generierte öffentliche Identifikatoren.

11 Displays & Keevioo Booth

Zur Bereitstellung der Live-Anzeige verarbeitet KEEVIOO technische Informationen der verbundenen Displays.

Hierzu gehören insbesondere:

Geräte-ID
Seriennummer
Softwareversion
Hardwareversion
letzter Kontakt
Online-Status
Displayname
zugeordnetes Event
Konfiguration
Geräteprotokolle
Fehlerstatus

Diese Daten dienen ausschließlich

der Geräteverwaltung,
der Fehlerdiagnose,
der Synchronisation,
der sicheren Kommunikation sowie
der Verbesserung der Stabilität.

Ein Display zeigt die Fotos und Beiträge des zugeordneten Events an, einschließlich der Namen, die Gäste bei ihrem Beitrag angegeben haben. In der Seitenleiste kann zusätzlich eine Liste der zuletzt eingetragenen Gäste (mit den angegebenen Namen) erscheinen.

Zur Fehlerdiagnose kann KEEVIOO im Einzelfall ein Bildschirmfoto des Inhalts anfordern, den ein Gerät gerade anzeigt. Dieses Bildschirmfoto kann Inhalte des zugeordneten Events zeigen. Es ist nur für KEEVIOO-Administratoren sichtbar und wird nach spätestens fünf Minuten automatisch gelöscht.

Keevioo Booth

Die Keevioo Booth ist technisch auf derselben Geräte-Infrastruktur wie ein KEEVIOO Display aufgebaut - die oben genannten Daten (Geräte-ID, Seriennummer, Softwareversion, Konfiguration usw.) werden daher in gleicher Weise verarbeitet.

Zusätzlich verarbeitet die Keevioo Booth folgende, für ihre Fotofunktion spezifische Daten:

von Gästen an der Booth aufgenommene Fotos (temporär, bis zum Hochladen in die Cloud bzw. bis zur Löschung)
gewählte Aktion je Foto (Drucken, in der Booth-Galerie veröffentlichen, Zum Gästebuch hinzufügen)
die ausdrückliche Entscheidung eines Gastes, ein Foto von der Veröffentlichung in der Booth-Galerie auszuschließen ("Nicht in Galerie veröffentlichen")
sechsstelliger Zugriffscode (schützt die Geräteeinstellungen und die Datensicherung vor Ort vor unbefugtem Zugriff)
Kamera-, Drucker- und Ringlicht-Konfiguration

An der Booth aufgenommene Fotos werden ohne Namen oder sonstige Textangabe des Gastes gespeichert (kein Gästebuch-Beitrag im eigentlichen Sinn, siehe Abschnitt 9). Bei einem Event mit vorhandenem digitalen Gästebuch ist die Verknüpfung zwischen Booth und Gästebuch voreingestellt eingeschaltet, der Gastgeber kann sie in seinen Booth-Einstellungen ausschalten. Über die Verknüpfung kann ein Gast sein Foto per QR-Code selbst für einen Gästebuch-Beitrag verwenden; das Foto wird dabei nur auf Wunsch des Gastes ins Gästebuch übernommen. Unabhängig davon kann ein Foto, sofern der jeweilige Gast der Veröffentlichung nicht ausdrücklich widersprochen hat, in einer eigenen, vom Gästebuch getrennten Booth-Galerie öffentlich angezeigt werden. Andere Gäste können ein dort gezeigtes Foto mit einem Like versehen (siehe Abschnitt 15) – eine Kommentarfunktion besteht für Booth-Fotos bewusst nicht. Ob ein Foto automatisch oder erst nach Freigabe durch den Gastgeber veröffentlicht wird, legt der Gastgeber in seinen Booth-Einstellungen fest.

Widerspricht ein Gast der Veröffentlichung ausdrücklich (Häkchen "Nicht in Galerie veröffentlichen"), wird dieses Foto niemals öffentlich angezeigt – dies ist technisch auf Datenbankebene erzwungen und kann auch vom Gastgeber nachträglich nicht aufgehoben werden.

Besteht während des Betriebs zeitweise keine Internetverbindung, speichert die Booth aufgenommene Fotos vorübergehend lokal auf dem Gerät und lädt sie automatisch hoch, sobald wieder eine Verbindung besteht. Verbleiben dabei Fotos dauerhaft lokal gespeichert, kann der Mieter eines gemieteten Geräts sie vor der Rückgabe sichern. Nach der Rückgabe werden sie im Rahmen der Rückgabeprüfung gelöscht (siehe „Lokale Daten auf Mietgeräten“ unten sowie Mietbedingungen, Abschnitt 16).

Offlinebetrieb von Displays und Booth

Damit ein Gerät bei einem kurzen Verbindungsausfall weiterläuft, speichert es den zuletzt geladenen Stand der angezeigten Seite lokal auf dem Gerät. Bei der Keevioo Booth geschieht das immer, bei einem Display nur, wenn der Besitzer die Funktion „Offlinemodus verwenden“ eingeschaltet hat. Gespeichert werden dabei die Inhalte, die das Gerät ohnehin anzeigt, also auch die Fotos und Beiträge des zugeordneten Events. Der Speicher wird bei jeder Aktualisierung durch den neuen Stand ersetzt und verlässt das Gerät nicht.

Lokale Daten auf Mietgeräten

Am Ende einer Miete löscht KEEVIOO alle lokal auf dem Mietgerät gespeicherten Daten des Mieters: den gespeicherten Seitenstand mit Fotos, Namen und Beiträgen, die Browserdaten des Geräts, lokal gespeicherte Booth-Fotos sowie die WLAN-Zugangsdaten einschließlich gespeicherter Anmeldedaten für WLAN-Anmeldeseiten. Die Löschung wird nach Rückerhalt des Geräts im Rahmen der Rückgabeprüfung ausgelöst und ausgeführt, sobald das Gerät mit dem Internet verbunden ist. Bis dahin kann der Mieter lokal gespeicherte Booth-Fotos auch nach Ende des Mietzeitraums noch selbst sichern. Die Inhalte des Events im Benutzerkonto bleiben davon unberührt.

WLAN-Zugang des Geräts

Die WLAN-Zugangsdaten, die bei der Einrichtung eines Geräts eingegeben werden, werden ausschließlich lokal auf dem Gerät gespeichert. Verlangt ein WLAN eine Anmeldung über eine Anmeldeseite (z. B. im Hotel, am Veranstaltungsort oder in einem Gäste-WLAN), zeigt das Gerät diese Seite an. Die erste Anmeldung in einem WLAN nimmt der Nutzer selbst am Gerät vor (z. B. Nutzungsbedingungen bestätigen, Zugangscode eingeben). Dabei speichert das Gerät die an die Anmeldeseite gesendeten Angaben lokal je WLAN. Läuft die Anmeldung später ab, wiederholt das Gerät sie in demselben WLAN automatisch mit diesen Angaben und bestätigt die Nutzungsbedingungen des Netzbetreibers damit erneut im Namen des Nutzers. Die gespeicherten Angaben werden beim Zurücksetzen der WLAN-Einstellungen gelöscht, bei Mietgeräten spätestens mit der Löschung am Ende der Miete (siehe oben). Die Anmeldeseite wird vom jeweiligen Netzbetreiber bereitgestellt. Für dessen Datenverarbeitung gelten seine eigenen Datenschutzhinweise.

12 Heartbeat

Displays und die Keevioo Booth senden in regelmäßigen Abständen sogenannte Heartbeats.

Hierbei können folgende Informationen übertragen werden:

Uhrzeit
Softwareversion
CPU-Auslastung
Arbeitsspeicher
Temperatur
Speicherplatz
WLAN-Signal
lokale IP-Adresse des Geräts im genutzten Netzwerk
erkannte Hardware (z. B. Modell, Speicher, Bildschirmauflösung, Näherungssensor, Kamera)
Belegung des lokalen Speichers (bei der Booth einschließlich der Anzahl lokal gespeicherter Fotos)
Online-Status
Synchronisationsstatus

Die Übertragung dient ausschließlich der technischen Überwachung des Gerätes.

Es erfolgt keine Überwachung des Nutzers.

13 Fotos

Während eines Events können Fotos hochgeladen werden.

Hierbei verarbeitet KEEVIOO insbesondere:

Bilddateien
Upload-Zeitpunkt
Dateigröße
Bildbeschreibung
optional Bildkommentare

Fotos werden ausschließlich innerhalb der jeweiligen Eventberechtigungen angezeigt.

Gäste können ein Foto vor dem Hochladen mit Stickern, einem Datum oder eigenem Text gestalten. Die Gestaltung geschieht ausschließlich im Browser auf dem Gerät des Gastes; hochgeladen wird nur das fertig gestaltete Foto, das unbearbeitete Original verlässt das Gerät nicht. Ein so gestaltetes Foto enthält keine Bild-Metadaten (EXIF) mehr, also zum Beispiel keine Standortangaben der Kamera.

Auch ein an der Keevioo Booth aufgenommenes Foto, das ein Gast über den QR-Code der Booth ins Gästebuch übernimmt, kann er vorher auf diese Weise gestalten. Dafür wird das Booth-Foto auf das Gerät des Gastes geladen. Gestaltet er es, wird das gestaltete Foto zusätzlich hochgeladen und im Gästebuch-Beitrag gezeigt. Das an der Booth aufgenommene Original bleibt unverändert als Booth-Foto des Events gespeichert, wird aber nicht zusätzlich in der Booth-Galerie angezeigt.

14 Kommentare

Teilnehmer können Kommentare hinterlassen.

Dabei werden verarbeitet:

Benutzername (frei wählbar durch den Gast und nicht fest zuzuordnen)
Kommentar
Zeitpunkt
Eventzuordnung

Der Eventbesitzer kann Kommentare jederzeit deaktivieren oder löschen.

15 Likes

KEEVIOO verarbeitet Likes ausschließlich zur Darstellung der Interaktionen innerhalb eines Events.

Gespeichert werden:

Benutzer bzw. Gast (bei Gästen ohne eigenes Konto über ein gerätebezogenes Kennzeichen, keine Namensangabe)
Beitrag oder – bei einem in der Booth-Galerie veröffentlichten Foto (siehe Abschnitt 11) – Foto
Zeitpunkt

Pro Person kann ein Beitrag bzw. ein Booth-Foto grundsätzlich nur einmal geliked werden.

16 Benachrichtigungen

KEEVIOO kann Benachrichtigungen versenden.

Hierzu zählen beispielsweise:

E-Mail-Benachrichtigungen
Eventeinladungen
Sicherheitsmeldungen
Produktregistrierungen
Passwortänderungen
Displaymeldungen

Der Versand erfolgt ausschließlich im erforderlichen Umfang.

Push-Benachrichtigungen im Browser (optional): Angemeldete Nutzer können in ihrem Profil Push-Benachrichtigungen einschalten, z. B. wenn ein Display nicht mehr erreichbar ist. Dafür fragt der Browser um Erlaubnis. KEEVIOO speichert die vom Browser erzeugte Zustelladresse (Endpunkt) samt Schlüsseln, bis der Nutzer die Benachrichtigungen ausschaltet oder sein Konto löscht. Zugestellt werden die Nachrichten über den Push-Dienst des jeweiligen Browserherstellers (z. B. Google, Apple, Mozilla, Microsoft); der Inhalt wird dabei Ende-zu-Ende verschlüsselt übertragen und ist für den Push-Dienst nicht lesbar.

Marketing-E-Mails werden ausschließlich nach entsprechender Einwilligung versendet.

Gast-Benachrichtigungen für den eigenen Beitrag (neu seit 04.09.2026): Gäste, die einen Beitrag im digitalen Gästebuch hinterlassen, können zusätzlich freiwillig ihre E-Mail-Adresse hinterlegen, um per E-Mail über neue Likes oder Kommentare zu genau ihrem eigenen Beitrag informiert zu werden. Diese Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) und ist von den übrigen, kontobezogenen Benachrichtigungen oben unabhängig – ein Gast benötigt dafür kein eigenes Benutzerkonto. Die E-Mail-Adresse wird ausschließlich für diesen Zweck verwendet, niemals im Gästebuch oder in der Galerie angezeigt und nicht für Marketing genutzt. Jede Benachrichtigungs-E-Mail enthält einen sofort funktionierenden, keine Anmeldung erfordernden Abmelde-Link; die Einwilligung kann dadurch jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Zuordnung erfolgt ausschließlich über einen zufällig erzeugten, nicht erratbaren Sicherheits-Code, von dem nur ein Prüfwert (Hash) gespeichert wird.

17 Cookies

KEEVIOO verwendet technisch notwendige Cookies.

Diese dienen insbesondere

der Anmeldung,
der Sitzungsverwaltung,
der Sicherheit,
der Speicherung von Einstellungen.

Soweit optionale Cookies verwendet werden, erfolgt dies ausschließlich nach entsprechender Einwilligung.

Aktuell setzt KEEVIOO ausschließlich technisch notwendige Cookies ein (siehe oben) – insbesondere keine Analyse-, Marketing- oder Tracking-Cookies. Technisch notwendige Cookies sind nach § 25 Abs. 2 TTDSG bzw. Art. 5 Abs. 3 der ePrivacy-Richtlinie von der Einwilligungspflicht ausgenommen; eine Cookie-Consent-Lösung ist daher derzeit nicht erforderlich. Sobald optionale Cookies (z. B. für Analyse- oder Marketingzwecke, siehe Abschnitt 26) tatsächlich eingesetzt werden, wird an dieser Stelle eine entsprechende Einwilligungslösung ergänzt und aktiv geschaltet.

18 Local Storage

Zusätzlich können Informationen lokal im Browser gespeichert werden.

Dies betrifft beispielsweise:

Spracheinstellungen
Designmodus
zuletzt verwendete Ansichten
temporäre Einstellungen

Diese Daten verbleiben grundsätzlich auf dem Endgerät des Nutzers.

19 Hosting

Die Plattform wird bei externen Hostinganbietern betrieben. Hierbei werden personenbezogene Daten verarbeitet.

Eingesetzte Hostinganbieter:

Vercel Inc. (USA) – Hosting der Website und der Web-App
Supabase Inc. – Datenbank, Authentifizierung, Datei-Speicher und Backend-Funktionen; Serverstandort der Datenbank ist Frankfurt am Main, Deutschland (EU)

Mit beiden Anbietern wird ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen, der die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (2021) für etwaige Datenübermittlungen in Drittländer einschließt (siehe Abschnitt 40).

20 Datenbank

KEEVIOO verwendet eine Cloud-Datenbank.

Derzeit vorgesehen:

Supabase PostgreSQL

Serverstandort: Frankfurt am Main, Deutschland (AWS-Region eu-central-1, innerhalb der EU).

Gespeichert werden ausschließlich die zur Vertragserfüllung erforderlichen Daten.

Der Zugriff erfolgt ausschließlich über rollenbasierte Sicherheitsrichtlinien (Row Level Security).

21 Authentifizierung

Die Benutzeranmeldung erfolgt über sichere Authentifizierungsverfahren.

Hierzu können verwendet werden:

E-Mail & Passwort

Passwörter werden ausschließlich verschlüsselt gespeichert.

KEEVIOO erhält keinen Zugriff auf Klartext-Passwörter.

22 Verschlüsselung

Die Kommunikation zwischen Endgeräten und den KEEVIOO-Servern erfolgt verschlüsselt.

Hierzu werden aktuelle TLS-Verfahren eingesetzt.

Auch gespeicherte Zugangsdaten und sicherheitsrelevante Tokens werden verschlüsselt oder gehasht gespeichert.

23 Auftragsverarbeiter

Zur Bereitstellung der Plattform können externe Dienstleister eingesetzt werden.

Aktuell eingesetzt:

Vercel Inc. (Hosting)
Supabase Inc. (Datenbank, Authentifizierung, Datei-Speicher, Backend-Funktionen)
Resend (E-Mail-Versand)
Shopify International Limited (Zahlungsabwicklung für Käufe und Mieten, siehe Abschnitt 25)

Die Fehleranalyse (Abschnitt 27) erfolgt mit einer eigenen Lösung innerhalb der Supabase-Datenbank, ohne zusätzlichen Dienstleister.

Noch nicht eingesetzt, aber als künftige Möglichkeit vorgesehen: Analysewerkzeug – wird hier ergänzt, sobald tatsächlich eingesetzt (siehe auch Abschnitt 26).

Mit sämtlichen eingesetzten Dienstleistern werden – soweit gesetzlich vorgeschrieben – Verträge zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen.

24 E-Mail-Kommunikation

Zur Kommunikation mit den Nutzern verarbeitet KEEVIOO insbesondere:

E-Mail-Adresse
Versandzeitpunkt
Zustellstatus
Inhalt systemrelevanter E-Mails

Hierzu gehören beispielsweise:

Registrierung
E-Mail-Verifizierung
Passwort zurücksetzen
Eventeinladungen
Produktregistrierungen
Sicherheitsmeldungen
Premium-Bestätigungen

Marketing-E-Mails werden ausschließlich auf Grundlage einer entsprechenden Einwilligung versendet.

Eine Abmeldung ist jederzeit möglich.

25 Zahlungsabwicklung

Sofern kostenpflichtige Leistungen angeboten werden, erfolgt die Zahlungsabwicklung über externe Zahlungsdienstleister.

Hierbei können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

Name
Rechnungsadresse
Zahlungsinformationen
Transaktionsnummer
Rechnungsbetrag
Zahlungsstatus

KEEVIOO selbst speichert keine vollständigen Kreditkartendaten.

Für den Kauf physischer Produkte sowie für die Miete eines KEEVIOO-Mietgeräts (KEEVIOO PRO Display oder Keevioo Booth) erfolgt die Zahlungsabwicklung über Shopify (Shopify International Limited). Shopify verarbeitet dabei die zur Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten gemäß der eigenen Datenschutzerklärung von Shopify.

26 Analyse und Statistik

Zur Verbesserung der Plattform können anonymisierte oder pseudonymisierte Nutzungsdaten ausgewertet werden.

Hierzu gehören beispielsweise:

Seitenaufrufe
verwendete Geräte
Browsertypen
Ladezeiten
Fehlermeldungen
Nutzung einzelner Funktionen

Die Analyse dient ausschließlich der Verbesserung von Stabilität, Benutzerfreundlichkeit und Performance.

Soweit gesetzlich erforderlich, erfolgt die Nutzung entsprechender Analysewerkzeuge ausschließlich nach Einwilligung.

Aktuell setzt KEEVIOO kein Analyse- oder Statistik-Werkzeug ein – dieser Abschnitt beschreibt eine mögliche künftige Erweiterung und wird konkretisiert, sobald tatsächlich ein Werkzeug ausgewählt und eingesetzt wird.

Nicht gemeint sind damit die Statistiken, die Ihnen als Nutzer innerhalb der Plattform zu Ihren eigenen Events angezeigt werden (z. B. Anzahl der Fotos, Kommentare oder Likes). Diese werten ausschließlich bereits vorhandene, zur Vertragserfüllung gespeicherte eigene Inhalte aus (siehe Abschnitte 9, 13, 14, 15) und stellen keine Nutzungsanalyse im Sinne dieses Abschnitts dar.

27 Fehleranalyse

Automatische Fehlerberichte (seit 03.10.2026)

Tritt in der KEEVIOO-Web-App ein unerwarteter technischer Fehler auf, wird automatisch ein Fehlerbericht gespeichert, damit wir den Fehler finden und beheben können.

Ein Fehlerbericht enthält:

Fehlermeldung und technische Fehlerstelle im Programmcode
Zeitpunkt
Art der aufgerufenen Seite (ohne konkrete Event- oder Beitragskennungen)
die letzten Bedienschritte vor dem Fehler (Seitenwechsel, angeklickte Schaltflächen und Links, abgeschickte Formulare – nie die eingegebenen Werte)
Geräte- und Browserinformationen
Softwareversion
bei angemeldeten Nutzern die Kennung des Benutzerkontos
einen täglich wechselnden, nicht umkehrbaren Prüfwert (Hash) der IP-Adresse. Er dient ausschließlich dem Schutz vor massenhaft eingesendeten Berichten; die IP-Adresse selbst wird nicht gespeichert.

E-Mail-Adressen und Zugangscodes werden vor dem Speichern automatisch unkenntlich gemacht. Persönliche Inhalte wie Fotos, Beiträge oder Kommentare sind nicht Teil eines Fehlerberichts.

Problem melden (seit 03.10.2026)

Angemeldete Nutzer können über „Problem melden“ selbst ein Problem beschreiben. Gespeichert werden der eingegebene Text, die E-Mail-Adresse des Benutzerkontos (für eine Rückantwort) sowie dieselben technischen Angaben wie bei einem automatischen Fehlerbericht.

Gemeinsame Regeln

Fehlerberichte und Problemmeldungen werden ausschließlich in der KEEVIOO-Datenbank bei Supabase gespeichert (siehe Abschnitt 20). Ein externer Fehleranalyse-Dienst wird nicht eingesetzt. Zugriff haben nur die Administratoren von KEEVIOO. Sie werden gelöscht, sobald der Fehler bzw. das Anliegen erledigt ist, spätestens nach 90 Tagen.

Rechtsgrundlage für automatische Fehlerberichte ist unser berechtigtes Interesse an einer stabilen und sicheren Plattform (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für Problemmeldungen ist es die Bearbeitung Ihres Anliegens im Rahmen des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

28 Datensicherheit

KEEVIOO setzt umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten ein.

Hierzu gehören insbesondere:

TLS-Verschlüsselung
verschlüsselte Datenübertragung
rollenbasierte Zugriffsrechte
Multi-Faktor-Schutz interner Systeme
regelmäßige Backups
Sicherheitsupdates
Monitoring
Firewalls
Zugriffskontrollen
Protokollierung administrativer Zugriffe

Die Sicherheitsmaßnahmen werden regelmäßig überprüft und dem Stand der Technik angepasst.

29 Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur solange gespeichert, wie dies

zur Vertragserfüllung,
aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen,
zur Wahrung berechtigter Interessen oder
aufgrund einer Einwilligung

erforderlich ist.

Nach Wegfall des jeweiligen Zwecks werden personenbezogene Daten gelöscht oder anonymisiert.

Konkret gelten insbesondere folgende Fristen:

Konto-, Event- und Mediendaten (u. a. Fotos, Kommentare, Likes): gespeichert, solange das Nutzerkonto besteht. Bei Löschung des Kontos werden sämtliche zugehörigen Daten sowie die hochgeladenen Dateien unmittelbar und endgültig entfernt (siehe Abschnitt 30).
Technische Log- und Zugriffsdaten: siehe Abschnitt 6 – richten sich nach den Standard-Aufbewahrungsfristen der eingesetzten Hosting-/Datenbank-Dienstleister.
Fehlerberichte und Problemmeldungen (siehe Abschnitt 27): bis zur Erledigung, spätestens 90 Tage.
Bildschirmfotos von Geräten zur Fehlerdiagnose (siehe Abschnitt 11): höchstens fünf Minuten.
Lokal auf einem Mietgerät gespeicherte Daten (Seitenstand, Browserdaten, lokale Booth-Fotos, WLAN-Zugangsdaten): bis zur Rückgabe des Geräts; die Löschung wird nach Rückerhalt des Geräts im Rahmen der Rückgabeprüfung ausgelöst und erfolgt, sobald das Gerät mit dem Internet verbunden ist (siehe Abschnitt zu Displays und Booth).
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z. B. handels- oder steuerrechtliche Fristen für Rechnungsdaten) bleiben hiervon unberührt und werden ergänzt, sobald entsprechende Daten tatsächlich anfallen (siehe Abschnitt 25).
Gast-Benachrichtigungsdaten (siehe Abschnitt 16): gespeichert, bis der Gast über den Abmelde-Link widerruft oder der zugehörige Beitrag gelöscht wird (dann automatische Löschung).
Anfragedaten vor Kontoerstellung (siehe Abschnitt 6): wird aus einer unverbindlichen Mietanfrage innerhalb von 90 Tagen keine echte Miete (kein Angebot erstellt oder Angebot nicht angenommen), werden die Anfragedaten automatisch gelöscht. Führt die Anfrage zu einer echten Miete, gelten ab diesem Zeitpunkt die für Konto-/Vertragsdaten üblichen Fristen.

30 Datenlöschung

Nutzer können die Löschung ihres Benutzerkontos selbst durchführen (Profilbereich).

Mit der Löschung werden das Konto sowie sämtliche zugehörigen Daten unmittelbar und endgültig entfernt: alle Events des Kontos, sämtliche hochgeladenen Fotos (einschließlich der eigentlichen Bilddateien im Speicher, nicht nur der Datenbankeinträge), Kommentare, Likes sowie Produktzuordnungen.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben hiervon unberührt.

31 Datenübertragbarkeit

Nutzer haben das Recht,

ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder an einen anderen Verantwortlichen übertragen zu lassen, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind.

32 Auskunftsrecht

Betroffene Personen haben das Recht,

Auskunft darüber zu erhalten,

welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden,
zu welchen Zwecken die Verarbeitung erfolgt,
an wen Daten übermittelt werden,
wie lange Daten gespeichert werden.

33 Berichtigung

Betroffene Personen können die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten verlangen.

34 Löschung

Betroffene Personen können unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Löschung ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

Dieses Recht kann insbesondere dann bestehen,

wenn Daten nicht mehr benötigt werden,
eine Einwilligung widerrufen wurde,
unrechtmäßig verarbeitet wurde,
eine gesetzliche Löschung vorgeschrieben ist.

35 Einschränkung der Verarbeitung

Betroffene Personen können unter den gesetzlichen Voraussetzungen die Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

Während der Einschränkung dürfen personenbezogene Daten grundsätzlich nur gespeichert und nicht weiter verarbeitet werden, sofern keine gesetzliche Ausnahme besteht.

Da die Kernfunktionen der Plattform (insbesondere die Anzeige von Fotos und Beiträgen im digitalen Gästebuch) eine aktive Verarbeitung Ihrer Daten voraussetzen, kann eine wirksame Einschränkung der Verarbeitung dazu führen, dass Ihr Konto bzw. die betroffenen Events für die Dauer der Einschränkung nicht mehr wie vorgesehen nutzbar sind. Lässt sich der zugrunde liegende Grund für die Einschränkung nicht beheben, kommt als praktische Konsequenz auch eine Löschung des Kontos in Betracht (siehe Abschnitt 30).

36 Widerspruchsrecht

Soweit personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben betroffene Personen das Recht, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen.

Erfolgt die Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung, kann der Widerspruch jederzeit ohne Angabe von Gründen erfolgen.

Nach Eingang eines berechtigten Widerspruchs werden die betreffenden personenbezogenen Daten nicht weiter verarbeitet, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe entgegenstehen.

37 Widerruf einer Einwilligung

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.

38 Beschwerderecht

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

Zuständig ist insbesondere die Datenschutzaufsichtsbehörde des Bundeslandes, in dem sich der Wohnsitz der betroffenen Person oder der Sitz des Verantwortlichen befindet.

Zuständig für KEEVIOO (Sitz in Bünde, Nordrhein-Westfalen) ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)

Kavalleriestraße 2–4

40213 Düsseldorf

poststelle@ldi.nrw.de

https://www.ldi.nrw.de

39 Automatisierte Entscheidungen

KEEVIOO trifft grundsätzlich keine automatisierten Entscheidungen im Sinne des Art. 22 DSGVO, die gegenüber Nutzern rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen.

Sollten zukünftig entsprechende Verfahren eingesetzt werden, werden Nutzer hierüber gesondert informiert.

40 Internationale Datenübermittlung

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgt nur,

soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist,
eine gesetzliche Grundlage besteht,
geeignete Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO vorliegen oder
eine ausdrückliche Einwilligung erteilt wurde.

Soweit Dienstleister außerhalb der EU eingesetzt werden, achtet KEEVIOO auf geeignete Datenschutzgarantien.

Konkret: Die Datenbank (Supabase) wird innerhalb der EU betrieben (Frankfurt am Main, Region eu-central-1) – hier findet keine Datenübermittlung in ein Drittland statt.

Das Hosting der Website und Web-App über Vercel Inc. (USA) kann dagegen eine Datenübermittlung in die USA einschließen. Diese erfolgt auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (2021), die Bestandteil des Auftragsverarbeitungsvertrags von Vercel sind.

Auch die Zahlungsabwicklung über Shopify (Shopify International Limited, Irland) kann im Rahmen der eingesetzten Zahlungsdienstleister eine Datenübermittlung außerhalb der EU einschließen. Nähere Informationen hierzu stellt Shopify in der eigenen Datenschutzerklärung bereit.

41 Änderungen dieser Datenschutzerklärung

KEEVIOO behält sich vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen,

insbesondere wenn

gesetzliche Änderungen erfolgen,
neue Funktionen eingeführt werden,
zusätzliche Dienste genutzt werden,
Sicherheitsmaßnahmen geändert werden,
neue gesetzliche Anforderungen entstehen.

Die jeweils aktuelle Version wird auf der Website veröffentlicht.

Bei wesentlichen Änderungen werden registrierte Nutzer in geeigneter Weise informiert.

42 Kontakt zum Datenschutz

Bei Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten oder zur Ausübung Ihrer Datenschutzrechte können Sie sich jederzeit an KEEVIOO wenden.

E-Mail:

support@keevioo.com

43 Verzeichnis der eingesetzten Dienste

Zum Zeitpunkt der Veröffentlichung sind insbesondere folgende Dienste vorgesehen:

Hosting

Vercel

Datenbank

Supabase

Authentifizierung

Supabase Auth

E-Mail

Resend

Zahlungsabwicklung

Shopify International Limited

Analyse

Aktuell nicht im Einsatz.

Monitoring

Eigene Fehleranalyse innerhalb der Supabase-Datenbank (siehe Abschnitt 27), kein zusätzlicher Dienstleister.

Für sämtliche eingesetzten Dienstleister werden – soweit gesetzlich erforderlich – entsprechende Verträge zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen.

44 Stand der Datenschutzerklärung

Version:

1.16

Stand:

30.10.2026